VERBİS irtibat kişisi kimdir, ne yapar?

VERBİS irtibat kişisi, veri sorumlusunun sicil işlemlerinde iletişim kurulması için belirlediği gerçek kişidir. Rol, veri sorumlusu temsilciliğinden ayrıdır ve işletmenin veri işleme sorumluluğunu bu kişiye devretmez.

Not: Genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.

İrtibat kişisi kim olabilir?

İrtibat kişisi, veri sorumlusu adına sicil işlemlerine ilişkin iletişimi takip edebilecek gerçek kişidir. Küçük bir işletmede bu kişi işletme sahibi, şirket yöneticisi, insan kaynakları çalışanı, muhasebe sorumlusu veya kişisel veri süreçlerini bilen başka bir çalışan olabilir. Belirleyici olan kişinin unvanı değil; kendisine verilen işi anlayabilmesi, işletme içinde doğru kişilere ulaşabilmesi ve bildirimleri zamanında ilgili sorumlulara iletebilmesidir. Örneğin hem müşteri kayıtları hem çalışan dosyaları bulunan küçük bir mağazada, insan kaynakları çalışanı çalışanlarla ilgili bilgileri toparlayabilir; müşteri süreçleri içinse satış sorumlusuyla düzenli iletişim kurması gerekebilir.

Bu rolü üstlenen kişinin avukat ya da hukukçu olması gerektiği söylenemez. İşletmenin günlük işleyişini ve bilgi akışını bilen birini seçmek genellikle işi takip etmeyi kolaylaştırır. İrtibat kişisinin her kişisel veriye doğrudan erişmesi şartmış gibi düşünülmemelidir; erişim ihtiyacı ve sınırı işletmenin görev dağılımına göre belirlenmelidir. Sık yapılan hata, sadece unvanı yüksek olduğu için bir kişiyi seçmek ve ona hangi birimlerden nasıl bilgi alabileceğini açıklamamaktır. Kişi doğru çalışanlara ulaşamıyorsa görevi kâğıt üzerinde kalabilir.

Dışarıdan hizmet alınan bir kişi de ancak rolü, iletişim kanalı ve yetkisi açıkça kararlaştırılmışsa değerlendirilebilir. Bu kişiye VERBİS bilgilerini takip etme görevinin verilmesi, işletmenin kendi yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. Asıl görevli izinli olduğunda veya ayrıldığında sürecin sahipsiz kalmaması için kurum içinde bir yedek belirlemek yararlı olabilir. Pratik adım olarak görevlinin kim olduğunu, hangi bildirimleri kime aktaracağını ve yerine kimin bakacağını kısa bir iç notta yazın. Sicilde bildirilen kişi ile kurum içinde yedek olarak işi takip eden kişiyi birbirine karıştırmayın.

6698 sayılı Kanun'un m.16 hükmü, Veri Sorumluları Siciline ilişkin konuyu düzenler; sicil kapsamındaki irtibat rolü, veri sorumlusunun kendisinden ayrı bir görevdir. Rol adlarının farkını anlamak için veri sorumlusu, veri işleyen ve irtibat kişisi farkı yazısını inceleyebilirsiniz. Görevlendirme konusunda işletmenize özgü tereddüt varsa avukatınıza veya hukukçunuza danışın.

Hangi görevleri yürütür?

İrtibat kişisinin temel işi, veri sorumlusuyla sicil ve ilgili iletişim süreçleri arasında bağlantı kurmaktır. VERBİS’e girilen bilgilerin doğru kişilerce hazırlanmasına destek olabilir; bildirimleri takip edip işletme içinde ilgili yöneticiye veya birime ulaştırabilir; sicildeki iletişim bilgilerinin güncel kalmasını izleyebilir. Bu işlerin nasıl yürütüleceği işletmenin ölçeğine, veri işleme faaliyetlerine ve iç görev paylaşımına göre değişir. Rolün kapsamı baştan konuşulmadığında çalışanlar, irtibat kişisinin bütün KVKK süreçlerini tek başına yürütmesi gerektiğini düşünebilir.

Örneğin bir müşteriden kişisel verileriyle ilgili talep geldiğinde irtibat kişisi talebi işletmede belirlenen kanaldan alıp ilgili birime yönlendirebilir ve sürecin ilerleyişini takip edebilir. Ancak bu, talebin nasıl sonuçlandırılacağına tek başına karar vermesi gerektiği anlamına gelmez. İlgili birimlerden bilgi toplanması, cevabın hazırlanması ve onaylanması için işletme içinde yetkili kişiler bulunmalıdır. Veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünün konusunu açıklayan 6698 sayılı Kanun'un m.10 hükmü, bu yükümlülüğün kapsamını gösterir; irtibat kişisinin iletişim işini yürütmesi, aydınlatma yükümlülüğünü kendiliğinden üzerine alması demek değildir.

Pratikte görevler yazılı bir açıklamaya bağlanabilir. Bu açıklamada sicil bildirimlerini izleme, içeride ilgili birimlere yönlendirme, güncelleme ihtiyacını yöneticilere iletme ve yapılan işlemleri kaydetme gibi işler sayılabilir. İrtibat kişisinin hangi konularda karar verebileceği de ayrıca belirtilmelidir. Sık yapılan hata, “bildirimleri takip eder” görevini “her türlü başvuruyu cevaplar ve bütün kararlara tek başına karar verir” şeklinde yorumlamaktır. Örneğin yalnızca gelen bildirimi ilgili yöneticiye iletmesi beklenen çalışandan dışarıya verilecek cevabı onaylaması istenmemelidir.

İşletme sahibi, irtibat kişisinin bütün veri envanterini tek başına çıkarmasını veya her güvenlik olayını kendi başına çözmesini beklememelidir. Görevliye ilgili birimlerden bilgi isteme ve konuyu doğru kişiye yönlendirme imkânı tanımak işleri kolaylaştırır; ancak işin içeriğinden sorumlu birimlerin katkısını ortadan kaldırmaz. Veri işleme ve güvenlik görevlerinin kimlerde olduğunu ayrıca belirlemek için ilgili araç ve şablonlardan yararlanabilirsiniz. Görev paylaşımı konusunda özel bir hukuki değerlendirme gerekiyorsa avukatınıza veya hukukçunuza danışın.

Veri sorumlusu yerine geçer mi?

Hayır. İrtibat kişisi, sicil iletişimi için belirlenmiş bir kişidir; bu belirleme veri sorumlusunun kim olduğunu değiştirmez ve veri sorumlusunun sorumluluklarını kendiliğinden devretmez. İşletme, hangi kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğine ve bu işleme faaliyetlerinin nasıl yürütüleceğine ilişkin kararlarını kendi yapısına göre ele almalıdır. İrtibat kişisinin bu kararları aktarabilmesi veya ilgili kişilere yönlendirebilmesi, kararları aldığı anlamına gelmez.

Küçük bir işletmede işletme sahibi aynı zamanda VERBİS irtibat kişisi olarak belirlenebilir. Bu durumda kişi günlük işlerinde iki rolü bir arada üstlenebilir; ancak görevlerin niteliği yine de farklıdır. İşletme sahibi veri sorumlusu sıfatıyla işletme adına karar alırken, sicilde irtibat kişisi olarak iletişim görevini de yürütebilir. Farklı bir çalışan irtibat kişisi seçildiğinde ise bu çalışanın VERBİS’te adının bulunması, işletme adına sınırsız karar verme yetkisi kazandığı şeklinde yorumlanmamalıdır. Örneğin bir atölyede işletme sahibi kararları alırken, muhasebe çalışanı sicil bildirimlerini izleyip gerekli bilgileri sahibine aktarabilir.

İrtibat kişisinin “her şeyi ben hallederim” diye düşünmesi kadar, işletmenin “artık tüm sorumluluk onda” diye hareket etmesi de sık yapılan hatalardandır. Bir veri talebi geldiğinde irtibat kişisi bunu belirlenen ilgili birime iletebilir ve sürecin izlenmesine yardımcı olabilir. Talebin nasıl sonuçlandırılacağı, gerekli incelemeyi ve yetkilendirilmiş karar sürecini gerektiriyorsa, bu iş yalnızca kişinin sicilde yazılı olmasına dayanarak ona bırakılmamalıdır. İlgili kişinin haklarını düzenleyen 6698 sayılı Kanun'un m.11 hükmü, bu hakların konusunu açıklar; işletme içindeki görev dağılımı bu haklara cevap verecek süreci ayrıca kurmalıdır.

Görev devri yapılırken sorumluluk devri izlenimi yaratacak ifadelerden kaçının. “KVKK’nın tüm sorumluluğu irtibat kişisindedir” gibi geniş ve yanıltıcı bir cümle yerine, kişinin hangi iletişim işlerini yürüteceğini ve hangi kararların yönetici ya da veri sorumlusu onayı gerektirdiğini açıkça yazın. Pratik adım olarak görev açıklamasını yöneticinin ve irtibat kişisinin birlikte gözden geçirmesini sağlayın. İşletmenin yapısı veya rol dağılımı konusunda tereddüt varsa avukatınıza veya hukukçunuza danışın. VERBİS’te farklı rollerin nasıl ele alındığını anlamak için 2026 KVKK uyum kontrol listesine göz atabilirsiniz.

Atama nasıl yapılır?

Atama, önce işletme içinde ihtiyacın ve görev kapsamının belirlenmesiyle başlamalıdır. VERBİS işlemlerini kimin takip edeceği, bu kişinin hangi birimlerle iletişim kuracağı ve bildirimleri kime ileteceği kararlaştırılır. Ardından seçilen kişiye görev açıklanır; kişinin bu işi yürütebilmesi için gerekli iletişim kanalları ve kurum içi erişim imkânı sağlanır. Sicile bilgi girmek, tek başına işe yarar bir görev düzeni kurmaz. Kişi işletmedeki ilgili birimlere ulaşamıyorsa gelen bildirimleri doğru yere aktarması güçleşir. Örneğin küçük bir çevrim içi satış işletmesinde müşteri taleplerini satış çalışanı, çalışan dosyalarını ise işletme sahibi takip ediyor olabilir; irtibat kişisinin bu iki kanala nasıl ulaşacağı önceden belirlenmelidir.

İç görevlendirme notunda irtibat kişisinin adı, rolün hangi sicil işlemlerini kapsadığı, bildirimleri kime aktaracağı ve görevde değişiklik olursa kimin süreci devralacağı belirtilebilir. Atama kararının kim tarafından verildiği de işletmenin kayıt düzenine göre gösterilebilir. Bu işlem, kişinin bütün kişisel veri kararlarını alacağı anlamına gelmeyecek biçimde yazılmalıdır. Dışarıdan hizmet alınan bir kişi seçiliyorsa iletişim yetkisi, bilgi paylaşım sınırı ve sözleşmedeki görevler arasında uyum aranmalıdır. Sık yapılan hata, kişinin görevi kabul ettiğini ve gerekli bilgilere ulaşabildiğini doğrulamadan sicile adını yazmaktır.

VERBİS’e bilgi girerken sistemdeki güncel alanları ve açıklamaları izleyin. Kişinin kimlik ve iletişim bilgilerinin doğru olmasına, kullanılan e-posta veya telefonun düzenli takip edilmesine dikkat edin. Sicil kaydını yapan çalışan, irtibat kişisinin bilgilerini onay almadan tahminle doldurmamalı; kişiyle görev ve iletişim kanallarını doğrulamalıdır. Girişin ardından kaydın nasıl görüntüleneceğini ve değişiklik gerektiğinde kim tarafından takip edileceğini işletme içinde belirleyin. Eski ekran görüntülerine dayanmak veya yalnızca bir kişinin hafızasına güvenmek, işlemin kontrolünü zorlaştırabilir.

Pratik adım olarak şu sorulara yanıt veren basit bir akış oluşturun: sicil bildirimlerini kim izler, iç birimlerden bilgiyi kim ister, cevapları kim onaylar ve gerekli değişiklikleri kim işler? Sicil bildiriminin işletmeye ulaştığı ve ilgili yöneticiye aktarıldığı zamanı not etmek, iletişimin izlenmesini kolaylaştırır. Sitedeki araçlar ücretsizdir; kayıt ve kart bilgisi istenmez. Atama yöntemi veya görev kapsamı konusunda işletmenize özgü bir hukuki değerlendirme gerekiyorsa avukatınıza veya hukukçunuza danışın.

Bilgiler nasıl güncellenir?

İrtibat kişisinin adı, iletişim kanalı veya görev durumu değiştiğinde sicildeki bilgilerin de gözden geçirilmesi gerekir. Güncelleme ihtiyacını yalnızca düzenli aralıklarla yapılacak bir kontrole bırakmak yerine işe giriş, görev değişikliği, ayrılma veya iletişim adresinin kapanması gibi olaylarla ilişkilendirin. Böylece artık işletmede olmayan bir kişinin sicilde görünmesi ya da bildirimlerin takip edilmeyen bir adrese gitmesi olasılığını azaltabilirsiniz. Örneğin bir güzellik salonunda irtibat kişisi olan yönetici başka göreve geçtiğinde yeni görevlinin e-posta adresini ve bildirimleri takip edeceğini doğrulamak gerekir.

Bilgileri değiştirmeden önce neyin değiştiğini belirleyin: irtibat kişisi mi değişiyor, yalnızca iletişim bilgisi mi yenileniyor, yoksa işletmenin sicile ilişkin başka bilgileri de yeniden incelenmeli mi? Değişikliğin etkilediği alanları kontrol edin ve sicilde tutulan bilgilerle işletmenin güncel iç kayıtlarının çelişmediğinden emin olun. Yeni kişinin görevi kabul ettiğini ve iletişim bilgilerinin doğru olduğunu doğrulamadan işlem yapmayın. 6698 sayılı Kanun'un m.16 hükmü Veri Sorumluları Siciline ilişkindir; sicil bilgilerini güncel tutma işini işletmenin veri işleme süreçlerinden bağımsız bir ekran işi gibi görmeyin.

İrtibat kişisi işten ayrılacaksa işletme yeni görevliyi belirleyip kayıt güncellemesini kimin yapacağını önceden kararlaştırabilir. Eski kişinin kişisel hesabı veya yalnızca kendisinin eriştiği e-posta kullanılıyorsa bu hesaba gelen bildirimlerin nasıl devralınacağını da planlayın. Kurumsal bir iletişim adresi kullanılması takibi kolaylaştırabilir; ancak bu adresin gerçekten izlendiğini ve erişimin yetkili kişilerle sınırlandığını kontrol edin. Güncelleme işlemini yapan kişi, değişikliği tamamladıktan sonra işletmenin kayıt düzeninde işlemin tarihini ve işlemi kimin yaptığını not edebilir.

Sık yapılan hata, güncelleme sorumluluğunu belirli bir çalışanın hafızasına bırakmaktır. Bu kişi izinli olduğunda veya ayrıldığında değişikliği kimse fark etmeyebilir. Pratik adım olarak görev tanımına güncellik kontrolünü ekleyin; insan kaynakları, yönetim veya ilgili birimden gelen değişiklik bildirimlerinin sicil sorumlusuna nasıl ulaşacağını belirleyin. KVKK ceza riski hesaplayıcısını kullanmak isterseniz sonucu kesin bir hukuki değerlendirme olarak değil, riskleri gözden geçirmeye yardımcı bir araç olarak ele alın. Sicil bilgileri veya güncelleme yükümlülüğü hakkında tereddüt varsa avukatınıza veya hukukçunuza danışın.

Ayrılma halinde ne olur?

İrtibat kişisi işletmeden ayrıldığında temel ihtiyaç, iletişim ve takip işlerinin kesintiye uğramamasıdır. Ayrılış haberi alındığında yöneticinin yeni kişiyi belirlemesi, eski görevlinin hangi işlemleri açık bıraktığını öğrenmesi ve gerekli kayıt değişikliklerini takip etmesi için bir geçiş planı hazırlayın. Yeni kişiye yalnızca sicil ekranına erişim devretmek yeterli olmayabilir. Bekleyen bildirimler, hangi birimlerin bilgi sağlayacağı, kullanılan kurumsal iletişim kanalları ve iç onay düzeni de aktarılmalıdır. Örneğin küçük bir lojistik işletmesinde irtibat kişisi olan çalışan işten çıkarken bekleyen müşteri talepleri ve iç yazışmaların yeni görevliye yönlendirilmesi gerekir.

İşletmeye gelen bir bildirim veya kişisel veriyle ilgili açık iş, eski çalışanın kişisel bilgisayarında ya da kişisel e-posta hesabında kalmamalıdır. Kuruma ait kayıtlar, işletmenin belirlediği saklama ve erişim düzenine göre yetkili kişiye devredilmelidir. Kişisel hesaplara ait şifrelerin veya ilgisiz özel bilgilerin paylaşılması gibi kontrolsüz yöntemlerden kaçının. Görev devrini kurumsal hesaplar ve izinler üzerinden yürütün; ayrılan kişinin artık ihtiyaç duymadığı erişimleri işletmenin erişim yönetimi kapsamında gözden geçirin.

Yeni irtibat kişisi belirlenene kadar eski kişinin sicilde görünmesi, bildirimlerin yanlış kişiye gitmesine yol açabilir. Ayrılma tarihi belli olur olmaz geçici sorumluyu ve yeni atamanın nasıl takip edileceğini belirleyin. Geçici görev, yetki sınırını ortadan kaldırmaz; geçici kişi de yalnızca kendisine verilen iletişim işlerini yürütmelidir. Sicildeki değişikliği tamamlayan görevli, yeni bilgilerin doğru olduğunu ve bildirimlerin yeni kanala ulaşacağını kontrol etmelidir. Pratik adım olarak ayrılış görüşmesine sicil iletişiminin devri, açık işlerin aktarılması ve erişimlerin gözden geçirilmesi başlıklarını ekleyin.

Sık hata, “çalışan çıktı, konu kapandı” diye düşünerek sicil bilgisini ve erişimleri kontrol etmemektir. Diğer bir hata da eski kişinin tüm sorumluluğu taşıdığını varsayarak yeni görevliye bilgi vermemektir. Ayrılma kontrol listesine VERBİS irtibat bilgisinin gözden geçirilmesini, açık işlerin devrini, gerekli sistem erişimlerinin düzenlenmesini ve yeni görevlinin bilgilendirilmesini ekleyin. Kişisel veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklerin konusu 6698 sayılı Kanun'un m.12 hükmünde yer alır; görev değişikliğinde erişimlerin kontrol edilmesi de güvenlik düzeninin bir parçası olarak ele alınmalıdır.

Yetki sınırı nasıl belgelenir?

Yetki sınırını belgelemek için önce irtibat kişisinden beklenen işleri somut ifadelerle yazın. “KVKK süreçlerini yürütür” gibi geniş bir cümle, kişinin ne yapacağı ve nerede onay alacağı konusunda belirsizlik yaratır. Bunun yerine sicil bildirimlerini takip etme, ilgili birimlere yönlendirme, iletişim bilgilerindeki değişiklikleri yöneticiye bildirme ve işlem kayıtlarını tutma gibi görevleri ayrı ayrı açıklayın. Ardından kişinin kendi başına yapabileceklerini, yalnızca öneri sunabileceği işleri ve mutlaka yönetici veya veri sorumlusu onayı gerektiren kararları belirtin. Örneğin bir klinikte görevli çalışan bildirimleri yöneticisine aktarabilir; dışarıya verilecek cevabın onayı ise görev tanımında başka bir kişiye bırakılabilir.

Belgede veri taleplerinin hangi kanaldan alınacağı, ilgili birime nasıl iletileceği, cevabın kim tarafından hazırlanacağı ve kimin onaylayacağı da yer alabilir. İrtibat kişisi başvuruyu alan ilk kişi olacaksa başvuruyu kaydetme ve doğru kişiye aktarma biçimi açıklanmalıdır. Bu, kişinin her talebin hukuki sonucuna kendisinin karar vereceği anlamına gelmez. Veri sorumlusuna başvurunun konusunu düzenleyen 6698 sayılı Kanun'un m.13 hükmü, başvuru sürecinin ayrıca ele alınması gerektiğini gösterir; işletme irtibat kişisinin iletişim görevini karar ve onay görevinden ayırmalıdır.

Belgelendirmede erişim yetkilerini de görevle orantılı tutun. İrtibat kişisinin bildirimleri takip etmesi gerekiyorsa gerekli kayıt veya sisteme erişimi tanımlanabilir; ancak bu gereklilik bütün çalışan dosyalarına veya tüm müşteri kayıtlarına sınırsız erişim verilmesini tek başına haklı çıkarmaz. Hangi bilgilerin paylaşılacağı ve hangi kanaldan iletileceği işletmenin iç süreçlerinde belirlenmelidir. Sık yapılan hata, görev tanımına “gerekli tüm bilgilere erişir” gibi sınırsız bir ifade koymaktır. Pratik adım olarak görev tanımının yanında erişim listesi veya onay akışı tutun; böylece görev değiştiğinde yetkileri yeniden gözden geçirmek kolaylaşır.

Yetki belgesini bir defa hazırlayıp unutmayın. İşletme yeni bir hizmete başladığında, veri süreçleri değiştiğinde veya görevli başka bir pozisyona geçtiğinde tanımı yeniden okuyun. Belgede görev sahibinin adı, rolün kapsamı, bildirim akışı ve onay mercii güncel olmalıdır. Veri sorumlusunun yükümlülüklerini bütünüyle irtibat kişisine yükleyen veya belirsiz bir yetki yaratan bir metinden kaçının. Yetki belgesinin hukuki sonucu hakkında özel bir durum varsa avukatınıza veya hukukçunuza danışın; bu içerik tek başına işletmeye özel hukuki değerlendirme sağlamaz.

İrtibat kişisi ile veri sorumlusu temsilcisi nasıl ayrılır?

İrtibat kişisi ile veri sorumlusu temsilcisi benzer biçimde iletişimde rol alabilir; ancak aynı görev değildir. İrtibat kişisi, veri sorumlusunun sicil kapsamında iletişim kurmak üzere belirlediği kişidir. Veri sorumlusu temsilcisi ise ayrı bir temsil rolüdür; özellikle Türkiye dışında yerleşik veri sorumlularının durumu ve temsil görevinin kapsamı ayrıca değerlendirilmelidir. Bir kişinin gündelik işinde her iki rolle de bağlantısı bulunması, bu rollerin özdeş olduğu anlamına gelmez.

Tablo, her işletmenin durumunun aynı olduğu anlamına gelmez. Örneğin Türkiye’de faaliyet gösteren küçük bir işletmede işletme sahibi sicil için irtibat kişisi olabilir; bu durum işletmenin veri sorumlusu sıfatını ve kendi süreçlerini yönetme görevini değiştirmez. Yurt dışında yerleşik bir yapı söz konusu olduğunda temsil ihtiyacının doğup doğmadığı ve kimin hangi kapsamda görevlendirileceği ayrıca incelenmelidir. İki rolü aynı sözcüklerle tanımlamak, işletmenin hangi işi kimin adına yürüttüğünü bulanıklaştırabilir. Sık yapılan hata, sicilde irtibat kişisinin bulunmasını temsil görevinin de yerine getirildiği şeklinde yorumlamaktır.

Uygulamada her rol için ayrı görev açıklaması hazırlayın. İrtibat kişisinin bildirimleri takip etmesi, bilgileri doğru birime iletmesi ve sicil verilerinin güncellenmesini izlemesi; temsilcinin ise kendi rolüne ilişkin görevleri üstlenmesi şeklinde ayrım yapılabilir. Pratik adım olarak önce veri sorumlusunun kim olduğunu, sonra sicil iletişimini kimin yürüteceğini ve ayrıca temsil gerekip gerekmediğini işletmenizin koşullarına göre gözden geçirin. Kurul kararları dizinine bakabilirsiniz; ancak her işletmenin rol dağılımı kendi koşullarına göre ele alınmalıdır. Temsil yükümlülüğü veya görevin kapsamı konusunda avukatınıza veya hukukçunuza danışın.

Örnek hesap: olası ihlalin değerlendirilmesi nasıl yapılır?

Bir işletmenin irtibat kişisi işten ayrılırken sicildeki iletişim bilgisi güncellenmemiş olsun. Bu sırada işletmeye kişisel veri güvenliğiyle ilgili bir bildirim ulaşsın ve eski çalışanın artık erişmediği adrese gönderildiği için şirket içindeki ilgili kişilere zamanında iletilmesin. Bu senaryo, tek başına belirli bir ihlalin kesinleştiğini veya belirli bir yaptırım uygulanacağını göstermez. Önce olayın ne olduğu, hangi verilerin etkilendiği, işletmenin hangi işlemleri yaptığı ve ilgili süreçlerin nasıl yürütüldüğü incelenmelidir. İrtibat kişisinin sicilde yazılı olması, olayın bütün yönleriyle tek başına onun sorumluluğunda olduğu sonucunu doğurmaz.

Değerlendirmede işletme, bildirimin ne zaman ve hangi kanala ulaştığını, ilgili birimlere aktarılıp aktarılmadığını, iletişim bilgilerinin ne zaman değiştiğini ve görev devrinin nasıl yapıldığını kendi kayıtlarıyla gözden geçirebilir. Örneğin bir satış işletmesinde bildirim eski çalışanın kişisel e-posta adresine gitmişse, iç yazışmalar ve görev devir notları iletişim akışını anlamaya yardımcı olabilir. Sık yapılan hata, yalnızca sicildeki adın değişmediğine bakıp olayın bütün nedenini bu kişiye yüklemektir. Pratik adım olarak olayın akışını tarafsız biçimde kaydedin: hangi bilgi nerede bulunuyordu, kim erişebiliyordu ve bildirim hangi aşamada ilgili kişilere ulaştı?

Olayın veri güvenliği boyutu varsa 6698 sayılı Kanun'un m.12 hükmü veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklerin konusunu düzenler; ancak belirli bir senaryoda hangi sonucun doğacağı somut koşullara bağlıdır. Bu nedenle aşağıdaki alan, işletme için kesin bir sonuç veya uygulanacak bir ceza tahmini olarak okunmamalıdır. Önce olayın kapsamını, alınan önlemleri ve iletişim kayıtlarını işletme içinde yetkili kişilerle gözden geçirin. Hukuki sonuç gerektiren özel bir durum varsa avukatınıza veya hukukçunuza danışın.

Senaryo: Bir şirket personel değişikliğinde irtibat kişisi kaydını ve erişim yetkisini günceller.

Uygulanabilir kalemler ve kanundaki bantlar:

• VERBİS kayıt ve bildirim yükümlülüğünün ihlali: 341.809 TL – 17.092.242 TL

Hesap tablosu:

Kalemlerin alt sınırları toplandığında 341.809 TL, üst sınırları toplandığında 17.092.242 TL eder. Bu bir tahmin değil, Kanun'daki bandın toplamıdır: Kurul her kalemi ayrı değerlendirir, kusurun ağırlığına ve veri sorumlusunun ekonomik durumuna göre band içinde takdir kullanır. Kendi durumunuz için ceza riski hesaplayıcısı hangi kalemin size uygulanabileceğini gösterir.

Kanundaki bantlar

Tutarlar 6698 sayılı Kanun m. 18'deki kabahat kalemlerinin 2026 yılı için yeniden değerleme oranıyla (%25,49; 585 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği, Resmî Gazete 27.11.2025, sayı 33090) güncellenmiş hâlidir. Kaynak: /blog/kvkk-cezalari-ne-kadar/.

Kurul kararlarında VERBİS irtibat kişisi kimdir?

Bu içerikte irtibat kişisinin görevini açıklamak için herhangi bir Kurul kararı aktarılmıyor. Aşağıdaki notlar belirli bir karara atıf değil; sicil iletişiminin ve işletme içindeki görev dağılımının açık tutulmasına yönelik genel hatırlatmalardır. Örneğin küçük bir üretim işletmesinde irtibat kişisi, gelen bir bildirimi işletme sahibine veya ilgili birime iletebilir; bu örnek tek başına bir kararın sonucu olarak değerlendirilmemelidir.

İrtibat kişisinin görevi ile veri sorumlusunun yükümlülüklerini birbirinden ayırmak önemlidir. Sicilde bir çalışanın adının görünmesi, onun işletme adına her konuda karar verdiğini göstermez. Benzer şekilde, işletme içinde görevlerin belirli kişilere dağıtılması, veri sorumlusunun kendisine ait süreçleri gözden geçirme ihtiyacını ortadan kaldırmaz. Sık yapılan hata, karar metni veya bağlamı doğrulanmadan genel bir yorumu Kurul kararı gibi aktarmaktır. Buradaki notların belirli bir kararın gerekçesi ya da sonucu olmadığını göz önünde bulundurun.

İşletme kendi sürecini gözden geçirirken önce irtibat kişisinin görevini, iletişim kanalını ve onay sınırını yazılı hâle getirebilir. Görevli değiştiğinde açık bildirimleri, iletişim bilgilerini ve erişimleri birlikte kontrol etmek, işin aksamasını önlemeye yardımcı olur. Pratik adım olarak bildirim geldiğinde kimin alacağını, kimlere iletileceğini ve cevabı kimin onaylayacağını tek bir iç akışta gösterin. Bu düzenlemeyi mevcut işletme kayıtlarıyla karşılaştırın; görevlendirmede değişiklik varsa gerekli güncellemeleri takip edin.

• İrtibat kişisinin görevini ve onay sınırını yazılı hâle getirin; sicildeki rolü işletmenin tüm yükümlülüklerinin devri gibi göstermeyin.
• Görevli değiştiğinde açık bildirimleri, iletişim bilgilerini ve erişimleri birlikte gözden geçirin.
• Bu konuda anılabilecek bir karar aktarılmadığı için karar sonucu gibi sunulan bir yoruma dayanarak işlem yapmayın; işletmenize özgü değerlendirme için avukatınıza veya hukukçunuza danışın.

Sık sorulan sorular

Küçük işletmede işletme sahibi irtibat kişisi olabilir mi?

İşletme sahibi, sicil iletişimini takip edebilecek durumdaysa irtibat kişisi olarak belirlenebilir. Bununla birlikte, işletme sahibinin bu rolde bulunması görevlerin kapsamını ve işletmenin veri sorumlusu sıfatını değiştirmez. Bildirimlerin nasıl takip edileceğini ve yedek kişinin kim olacağını belirlemek işlerin aksamamasına yardımcı olur. İşletme sahibi yoğun olduğunda bildirimleri kimin izleyeceğini de önceden kararlaştırın.

İrtibat kişisi avukat olmak zorunda mı?

İrtibat kişisinin avukat veya hukukçu olması gerektiği söylenemez. İşletme, sicil iletişimini takip edebilecek ve ilgili birimlerle bağlantı kurabilecek bir kişiyi seçebilir. Görevliye yetki ve iletişim akışının açıkça anlatılması, unvandan daha kullanışlı bir başlangıçtır. Hukuki değerlendirme gerektiren özel bir durumda avukatınıza veya hukukçunuza danışın.

İrtibat kişisinin adı değişince ne yapılır?

Önce yeni görevliyi belirleyin ve iletişim bilgilerinin doğru olduğunu doğrulayın. Ardından sicildeki bilgileri güncelleme işini kimin yapacağını kararlaştırıp tamamlandığını kontrol edin. Açık bildirimleri ve eski görevlinin erişimlerini de geçiş sürecinde gözden geçirin. Güncellemeyi yapan kişinin işlemi işletme kayıtlarında not etmesi, sonraki kontrolleri kolaylaştırır.

İrtibat kişisi veri taleplerine tek başına cevap verebilir mi?

Bu, işletmenin görev ve onay düzenine bağlıdır; sicilde irtibat kişisi olarak görünmek tek başına her talebe karar verme yetkisi anlamına gelmez. Kişi talebi ilgili birime yönlendirebilir ve süreci izleyebilir. Cevabın kim tarafından hazırlanıp onaylanacağı işletme içinde açıkça belirlenmelidir. Görev tanımı belirsizse örnek bir başvuru akışını ilgili birimlerle birlikte gözden geçirin.

İrtibat kişisi ile veri sorumlusu temsilcisi aynı kişi olabilir mi?

Bir kişinin birden fazla rol üstlenmesi mümkün olabilir; ancak rollerin amacı ve kapsamı yine de ayrıdır. İrtibat kişisi sicil iletişimiyle ilgili görev üstlenirken temsil görevi ayrıca ele alınmalıdır. Aynı kişinin iki rolü üstlendiği durumlarda hangi işi hangi sıfatla yaptığı yazılı olarak ayrıştırılabilir. Özellikle temsil gerekip gerekmediği veya kapsamı konusunda emin değilseniz avukatınıza veya hukukçunuza danışın.

Kaynaklar

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (tam metin)
• Kişisel Verileri Koruma Kurumu
• Kurul ilke kararları
• VERBİS — Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi