Kişisel Veri Envanteri Nasıl Hazırlanır?
Envanter, KVKK uyumunun temel belgesidir. Aydınlatma metni ondan çıkar, VERBİS beyanı ondan doldurulur, saklama politikası ona dayanır. Envanter yoksa geri kalan her şey tahmindir.
İyi haber: envanter hazırlamak hukuk bilgisi değil, kendi işinizi tanımayı gerektirir.
Önemli: Genel bilgilendirmedir, hukuki danışmanlık değildir.
Kısa cevap: envanter neye benzer?
Süreç bazlı bir tablodur. Her satır bir iş sürecidir:
| Süreç | Veri kategorileri | İlgili kişi grubu | Amaç | Hukuki sebep | Saklama süresi | Aktarım |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Müşteri faturalama | Kimlik, iletişim, finans | Müşteriler | Sözleşmenin ifası, faturalandırma | Sözleşme + hukuki yükümlülük | 10 yıl | Mali müşavir |
| Web formu | Kimlik, iletişim | Potansiyel müşteriler | Teklif sunma | Meşru menfaat | 2 yıl | — |
| İş başvurusu | Kimlik, iletişim, özgeçmiş | Adaylar | İşe alım | Açık rıza | 1 yıl | — |
| Özlük dosyası | Kimlik, özlük, sağlık raporu | Çalışanlar | İş sözleşmesi, mevzuat | Hukuki yükümlülük | 10 yıl | SGK, mali müşavir |
| Kamera kaydı | Görsel kayıt | Ziyaretçi, çalışan | Güvenlik | Meşru menfaat | 30-60 gün | — |
Süreçleri nasıl çıkarırsınız? (3 pratik yöntem)
1. Kanal turu
Veri size hangi kapılardan giriyor? Web formu, e-posta, telefon, WhatsApp, kâğıt form, kartvizit, kamera, kapı giriş sistemi, e-ticaret paneli. Her kapı en az bir süreçtir.
2. Yazılım turu
Kullandığınız sistemleri listeleyin: muhasebe programı, CRM, e-posta servisi, bulut depolama, İK yazılımı, kargo entegrasyonu, ödeme kuruluşu. Her sistemde kimin verisi var?
3. İnsan turu
Kimlerin verisini tutuyorsunuz? Müşteriler, potansiyel müşteriler, çalışanlar, adaylar, tedarikçiler, ziyaretçiler, aboneler. Her grup için "elimde ne var?" diye sorun.
Üç turu birleştirdiğinizde tipik bir KOBİ'de 8-15 süreç çıkar.
Sütunları doğru doldurma
Veri kategorileri: Somut yazın. "Müşteri bilgileri" değil; "ad, soyad, telefon, adres, vergi no".
Hukuki sebep: Her satır için tek tek düşünün. Faturalama = yasal yükümlülük. Bülten = açık rıza. Kamera = meşru menfaat. Yanlış eşleme en sık denetim bulgusudur (rıza rehberi).
Saklama süresi: Keyfî olamaz. Mevzuat süresi varsa (ticari defterler, özlük dosyası, vergi kayıtları) onu yazın; yoksa amacın gerektirdiği makul süreyi gerekçesiyle belirleyin.
Aktarım: Muhasebeci, bulut, kargo, ödeme kuruluşu, kamu kurumları. Yurt dışı sunucu kullanıyorsanız bunu ayrıca işaretleyin.
Envanter hazır: şimdi ne olacak?
Envanter üç belgeyi doğrudan besler:
- Aydınlatma metni — envanterin halka açık özeti (nasıl)
- VERBİS beyanı — sistem tam da bu sütunları ister (nasıl)
- Saklama ve imha politikası — süre sütunundan üretilir
Sık yapılan hatalar
- İç süreçleri unutmak: Çalışan verileri, kamera, giriş-çıkış kayıtları da envanterde olmalı.
- "Bir kere yaptık" yaklaşımı: Yeni bir araç eklediğinizde envanter değişir. Yılda en az bir gözden geçirme yapın.
- Excel'i doldurup kimseye göstermemek: Envanter, ilgili ekiplerin bildiği canlı bir belge olmalı.
- Süreleri "süresiz" yazmak: Süresiz saklama, KVKK'nın temel ilkelerine aykırıdır.
Sık sorulan sorular
Envanter zorunlu mu?
Kayıt yükümlüsü veri sorumluları için envanter hazırlama yükümlülüğü ilgili mevzuatta düzenlenmiştir. Yükümlü olmasanız bile, diğer belgeleri doğru üretebilmek için pratikte gereklidir.
Excel yeterli mi?
Küçük ölçekte evet. Süreç sayısı ve ekip büyüdükçe versiyon takibi ve güncelleme hatırlatmaları için bir araç işinizi kolaylaştırır.
Kaç süreç normaldir?
Tipik bir KOBİ'de 8-15. Çok az çıktıysa muhtemelen iç süreçleri atladınız.
Envanteri kim hazırlamalı?
Süreçleri gerçekten bilen kişi — genelde işletme sahibi veya idari işler sorumlusu. Hukukçu bunu doğrular, ama içeriği siz bilirsiniz.
Hızlandırın: KVKK Otomat sektörünüze göre tipik süreçleri önerir; siz işaretlersiniz, envanter tablosu ve ondan türeyen belgeler otomatik üretilir. Genel çerçeve: KVKK Uyum Rehberi.
