VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır?
VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi), Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun tuttuğu kamuya açık sicildir. Kayıt yükümlüsü işletmeler, hangi verileri işlediklerini burada beyan eder.
Kayıt işleminin kendisi kısadır; asıl iş öncesindeki hazırlıktır. Bu rehber ikisini de anlatıyor.
Önemli: Genel bilgilendirmedir, hukuki danışmanlık değildir. Yükümlülüğünüzü ve güncel usulü Kurum'un resmî duyurularından teyit edin.
Kısa cevap: süreç nasıl işler?
- Yükümlü olup olmadığınızı belirleyin
- Kayıt için gereken bilgileri hazırlayın (envanter tabanlı)
- Sisteme veri sorumlusu olarak kaydolun, irtibat kişisi atayın
- Bildirim formunu doldurup beyanı tamamlayın
- Değişiklikleri 30 gün içinde güncelleyin
1. Yükümlü müsünüz?
Kayıt yükümlülüğü herkes için değildir; ölçütler yıllık çalışan sayısı, yıllık mali bilanço toplamı ve ana faaliyet konusu üzerinden belirlenir. Özel nitelikli veri işleyenler (ör. sağlık kuruluşları) için ayrı değerlendirme yapılır ve bazı gruplar Kurul kararlarıyla istisna tutulmuştur.
Ayrıntılı ölçüt açıklaması: KVKK hangi şirketler için zorunlu.
Kayıt yükümlüsü olmamak, KVKK'dan muaf olmak anlamına gelmez: aydınlatma, güvenlik ve saklama yükümlülükleri herkes için geçerlidir.
2. Kayıt öncesi hazırlık listesi
Sistem sizden hazırda bilgi ister. Bunları önceden çıkarmazsanız kayıt yarım kalır:
- Veri sorumlusu bilgileri: unvan, MERSİS/vergi numarası, adres, iletişim
- İrtibat kişisi (gerçek kişi; yasal temsilci değil, iletişim noktası)
- Kişisel veri kategorileri (kimlik, iletişim, finans, özlük, sağlık…)
- İlgili kişi grupları (müşteri, çalışan, aday, tedarikçi…)
- İşleme amaçları
- Alıcı/alıcı grupları (muhasebe, bulut sağlayıcı, kamu kurumları…)
- Yurt dışına aktarım var mı?
- Saklama süreleri
- Alınan teknik ve idari tedbirler
Bu listenin tamamı aslında envanterinizin özetidir. Envanteriniz yoksa önce onu çıkarın: envanter rehberi.
3. Kayıt adımları
- verbis.kvkk.gov.tr üzerinden veri sorumlusu yönetici girişi oluşturun.
- Sistem tarafından iletilen kullanıcı bilgileriyle giriş yapın.
- İrtibat kişisini tanımlayın (e-Devlet ile doğrulama istenir).
- Bildirim formunu doldurun: veri kategorileri, ilgili kişi grupları, amaçlar, alıcılar, saklama süreleri, tedbirler.
- Beyanı kaydedin. Sicil kaydınız kamuya açık olarak görüntülenebilir hâle gelir.
4. Kayıt sonrası: iş bitmiyor
- Değişiklik = 30 gün. Yeni bir veri kategorisi, yeni tedarikçi, adres değişikliği — hepsi güncelleme gerektirir.
- Envanteri canlı tutun. VERBİS beyanı envanterle çelişirse denetimde sorun çıkar.
- Periyodik imha: Saklama süresi dolan verileri altı aylık dönemlerde imha edin ve tutanaklayın.
- Yıllık gözden geçirme: Süreçler değişmemiş olsa bile beyanınızı yılda bir kez okuyun.
Sık yapılan hatalar
- Envanter olmadan kayıt yapmak — beyan tahmine dayanır, sonra tutmaz.
- İrtibat kişisini "unutulan bir e-posta"ya bağlamak — Kurum'un bildirimleri ulaşmaz.
- Kaydı yapıp bir daha bakmamak — güncelleme yükümlülüğü ihlal edilir.
- Yükümlü olmadığını varsaymak — ölçütleri hiç kontrol etmemek en pahalı hatadır (ceza tarafı).
Sık sorulan sorular
VERBİS kaydı ücretli mi?
Kayıt için Kurum'a ödenen bir ücret yoktur. Maliyet, hazırlık için harcanan zaman veya alınan destektir.
Kaydı muhasebecim yapabilir mi?
Teknik olarak yetkilendirdiğiniz kişi işlemi yapabilir; ancak beyanın doğruluğundan veri sorumlusu sorumludur. Envanteri sizin süreçlerinizi bilen biri hazırlamalıdır.
Şubelerim var, her biri ayrı mı kaydolur?
Kayıt tüzel kişilik bazındadır; şubeler ayrı tüzel kişilik değilse tek kayıt yeterlidir.
Yükümlü değilsem hiçbir şey yapmam gerekmiyor mu?
Yanlış. Aydınlatma metni, veri güvenliği tedbirleri, saklama ve imha politikası kayıt yükümlülüğünden bağımsız olarak gerekir. Bkz. KVKK Uyum Rehberi.
Hazırlığı hızlandırın: KVKK Otomat envanterinizi ve VERBİS hazırlık listenizi otomatik üretir; siz yalnızca beyanı girersiniz.
