KVKK belgelerini hazırlattınız ve bir klasör teslim aldınız. Kontrolün ilk adımı “çok belge var mı?” değildir. Teklifte ne vardı, işletmenin hangi süreçleri ele alındı ve şimdi kim ne yapacak? Bu üç sorunun cevabı, dosyanın kullanılabilirliğini anlamanıza yardımcı olur.
Bu liste, satın alma ve teslim görüşmesinde kullanılabilecek bir çalışma aracıdır. Hukuki uygunluk denetimi veya sertifikalandırma yerine geçmez. Henüz hizmet seçmediyseniz aynı tabloyu teklifleri karşılaştırmak için de kullanabilirsiniz.
1. Teklif ile teslim listesini yan yana koyun
Teklifteki her iş kalemi için teslim edilen dosyanın adını ve durumunu yazın. “Aydınlatma metni” tek başına belirsiz olabilir: web formu, çalışan veya kamera süreçlerinden hangilerinin kapsandığını kontrol edin. Her işletmenin aynı belge setine ihtiyacı olduğu varsayılmamalıdır.
| Kontrol | Bakılacak nokta | Eksikse kaydedilecek bilgi |
|---|---|---|
| Kapsam | Teslimat yazılı teklifteki işleri karşılıyor mu? | Eksik iş kalemi ve ilgili teklif maddesi |
| İşletme kimliği | Unvan ve iletişim kanalları doğru mu? | Düzeltilmesi gereken alan |
| Süreçler | Gerçek veri toplama kanalları ele alınmış mı? | Eksik kanal veya faaliyet |
| Dosya biçimi | Kararlaştırılan düzenlenebilir dosyalar var mı? | Eksik biçim veya açılamayan dosya |
| Açık konular | Teyit bekleyen alanlar açıkça belirtilmiş mi? | Teyit edecek kişi ve hedef tarih |
| Revizyon | Teklifteki düzeltme kapsamı belli mi? | Yazılı olarak netleştirilecek sınır |
| Uygulama | Metinler nerede kullanılacak, kim yerleştirecek? | Uygulama sorumlusu |
Teklifte yer almayan bir işi teslim edilmiş gibi kabul etmeyin. Aynı şekilde, hangi pakette bulunduğunu kontrol etmeden eğitim, teknik kurulum veya sürekli hukuk desteğinin belge hazırlama ücretine dahil olduğunu varsaymayın.
2. Aydınlatma metni gerçek veri toplama noktasına uyuyor mu?
Bir iletişim formu için yazılan açıklamanın çalışan özlük dosyasını da kendiliğinden kapsadığını düşünmeyin. Metinde anlatılan amaçların, alıcıların ve toplama yönteminin ilgili sürece uyup uymadığına bakın. Kurumun aydınlatma yükümlülüğü açıklaması, kontrol edilecek temel başlıkları gösterir.
Pratik bir deneme yapın: çalışanı veya müşteriyi temsil eden bir kişi, hangi işletmenin hangi amaçla bilgi topladığını metinden anlayabiliyor mu? Anlaşılamayan ifadeleri bir düzeltme listesine alın. Metne ulaşılabilmesini de kontrol edin; dosyanın bilgisayarda durması ile ilgili kişiye sunulması aynı şey değildir.
3. Belgeler birbirleriyle çelişiyor mu?
Envanterde, aydınlatma metninde ve varsa saklama politikasında aynı süreç hakkında birbirini dışlayan bilgiler bulunmamalıdır. Örneğin bir belgede müşteri kayıtlarının yalnız işletme içinde tutulduğu yazarken diğerinde dış bir hizmet sağlayıcısıyla paylaşım anlatılıyorsa açıklama gerekir.
Süreç esaslı envanter yaklaşımı için Kurumun envanter rehberini inceleyebilirsiniz. Eksik veri akışını öğrenmek için gerçek müşteri kayıtlarını gereksiz yere çoğaltmak yerine süreç sahibiyle görüşün.
4. Saklama ve silme planı uygulanabilir mi?
“Gerektiği kadar saklanır” ifadesi bir uygulama planı oluşturmaz. Hangi kayıt grubunun hangi gerekçeyle tutulduğunu, silme işini kimin gerçekleştireceğini ve nasıl kayıt altına alacağını netleştirin. Ancak her veri türüne aynı süreyi yazmayın; süreler ilgili işleme amacı ve geçerli yükümlülüklere göre değerlendirilmelidir.
Bir politika hazırlanmış olması, verilerin fiilen uygun biçimde saklanıp imha edildiği anlamına gelmez. Bu ayrım saklama ve imha yönetmeliğinin 5. maddesinde açıkça yer alır.
5. Teslimden sonraki işleri kime vereceksiniz?
Belge klasöründen ayrı bir uygulama listesi oluşturun. Örneğin form yanına aydınlatma bağlantısı koymak, erişim yetkilerini kontrol etmek ve belgelerin sürümünü saklamak farklı kişilerin işleri olabilir. Bunların tümünün belge hazırlayan hizmet sağlayıcı tarafından yapılacağını varsaymayın.
| Yapılacak iş | Sorumlu | Hedef tarih | Tamamlandığını gösteren kayıt |
|---|---|---|---|
| İlgili forma aydınlatma bağlantısı eklemek | İşletmenin belirleyeceği kişi | Belirlenecek | Kontrol edilen sayfa adresi |
| Eksik süreç bilgisini teyit etmek | Süreç sahibi | Belirlenecek | Teyit ve revizyon notu |
| Erişim yetkilerini gözden geçirmek | Sistem sorumlusu | Belirlenecek | Yetki kontrol kaydı |
| Güncel belge sürümünü arşivlemek | Belge sorumlusu | Belirlenecek | Sürüm ve değişiklik kaydı |
Tablodaki tarihler bir hizmet taahhüdü değildir; işletmenin kendi planında dolduracağı alanlardır. Teknik güvenlik için ayrıca Kurumun veri güvenliği yükümlülükleri açıklamasını esas alın.
KVKK Otomat dosyasını satın almadan nasıl inceleyebilirsiniz?
Örnek dosya sayfasında örnek işletme profilleri üzerinden belge yapısını görebilirsiniz. Güncel paket kapsamı, teslim biçimi ve koşulları hizmet sayfasında bulunur. Hazırlık için gerekli bilgiler rehberini, bütçe karşılaştırması için fiyat rehberini kullanabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
KVKK dosyasını alınca işletmenin bütün uyumu tamamlanır mı?
Hayır. Belgelerin gerçek süreçlerle örtüşmesi, ilgili kanallarda kullanılması, teknik ve idari tedbirlerin uygulanması ve değişikliklerde güncellenmesi gerekir. Teslimat tek başına hukuki uygunluk garantisi değildir.
Daha fazla belge içeren paket her zaman daha iyi midir?
Hayır. İşletmenin ihtiyaçlarına uymayan ek belgeler yerine, gerekli süreçleri doğru açıklayan ve teklif kapsamını karşılayan bir dosya aranmalıdır. Kapsam ve uygulanabilirlik, yalnız dosya sayısından daha anlamlıdır.
Dosyada başka şirketin adı veya boş alan varsa ne yapmalıyım?
Belgeyi doğrudan kullanmayın. Hatalı alanı, dosya adını ve beklenen düzeltmeyi yazılı olarak bildirin. Belirsiz alanların tahminle doldurulması yerine süreç sahibinden teyit alınmasını isteyin.
Düzenlenebilir dosya teslimi neden önemlidir?
İşletme süreçleri veya iletişim bilgileri değiştiğinde metinlerin güncellenmesi gerekebilir. Teslim biçimini teklif aşamasında netleştirin; düzenlenebilir dosya almak tek başına güncellemelerin hizmete dahil olduğu anlamına gelmez.
VERBİS hazırlığı ile VERBİS kaydı aynı işlem mi?
Hayır. Envanter ve kayıt hazırlığı ile sistemde yapılan kayıt veya bildirim işlemleri farklı adımlardır. Hizmetin hangisini kapsadığını yazılı teklifte kontrol edin; kimlik doğrulama şifrelerinizi paylaşmayın.
