Bir KVKK dosyası hazırlatırken ilk soru, kaç belge teslim edileceğinden önce belgelerin hangi işletme süreçlerini anlatacağıdır. Aynı sektörde çalışan iki işletme bile farklı yazılımlar, müşteri kanalları ve tedarikçiler kullanabilir. Bu yüzden başka bir şirketin metninde yalnız unvanı değiştirmek doğru bir hazırlık yöntemi değildir.
Bu rehber, hizmet almadan veya ücretsiz araçlarla çalışmaya başlamadan önce toparlayabileceğiniz bilgileri gösterir. Bir evrak zorunluluk listesi ya da işletmenize özel hukuki görüş değildir.
Önce hangi işletme bilgilerini hazırlamalısınız?
İşletmenin doğru unvanını, faaliyetini, iletişim kanallarını ve belge çalışmasının kapsayacağı lokasyonları belirleyin. Aydınlatma metninde veri sorumlusunun kimliği ile işleme amacı, aktarım, toplama yöntemi, hukuki sebep ve ilgili kişinin hakları açıklanır. Bu başlıklar, Kurumun aydınlatma yükümlülüğü açıklamasında yer alır.
| Hazırlık başlığı | Yazabileceğiniz bilgi | Hazırlığı kolaylaştıran ayrıntı |
|---|---|---|
| İşletme | Unvan, faaliyet ve kurumsal iletişim kanalları | Marka adı ile fatura unvanı farklı mı? |
| Ölçek | Çalışan ve lokasyon sayısı | Şube, depo veya ayrı ofis var mı? |
| Müşteri kanalları | Mağaza, web sitesi, telefon, pazaryeri | Her kanalda hangi işlem yapılıyor? |
| İnsan kaynakları | İş başvurusu, işe giriş, bordro | İşlemi işletme mi, dış sağlayıcı mı yürütüyor? |
| Kamera | Kamera bulunan alanlar ve erişim yetkileri | Ses kaydı veya uzaktan erişim var mı? |
| Yazılımlar | E-posta, muhasebe, CRM, bulut depolama | Hizmet sağlayıcısı ve bilinen veri konumu nedir? |
| Dış taraflar | Mali müşavir, kargo, yazılım desteği | Hangi veri hangi amaçla paylaşılıyor? |
Bu tabloya çalışanların isim listesini veya müşterilerin telefon numaralarını eklemeniz gerekmez. Örneğin “kargoya müşteri adı, teslimat adresi ve iletişim bilgisi aktarılıyor” açıklaması süreç tespiti için başlangıç sağlar; gerçek bir sipariş dosyasını paylaşmakla aynı şey değildir.
Her süreç için cevaplanacak altı soru
Bir satış, işe alım veya kamera sürecini şu sorularla açıklayın:
- İşlem hangi amaçla yapılıyor?
- Kimlerin hangi veri türleri kullanılıyor?
- Bilgi nereden ve nasıl alınıyor?
- Hangi sistemde veya fiziksel ortamda tutuluyor?
- Kimler erişebiliyor, hangi dış taraflara aktarılıyor?
- Mevcut saklama ve silme uygulaması nedir?
Bilmediğiniz alanı tahmin ederek doldurmayın. “Sunucu konumu sağlayıcıdan teyit edilecek” gibi bir not, doğrulanmamış bir ülke yazmaktan daha faydalıdır. Hukuki sebep ve saklama süresi de sırf tablo tamamlanmış görünsün diye seçilmemelidir.
Bu hazırlık, ayrıntılı envanter çalışmasına girdi olur. Envanterin nasıl oluşturulduğu için kişisel veri envanteri rehberimize ve Kurumun envanter hazırlama rehberine bakabilirsiniz. Buradaki hazırlık tablosu, tek başına tamamlanmış bir envanter değildir.
Örnek: tek lokasyonlu bir işletme hazırlığı nasıl anlatır?
Varsayımsal bir işletme, siparişlerini web formundan alıyor, faturayı muhasebe yazılımında düzenliyor ve teslimatı kargoyla yapıyor olsun. Şu başlangıç özeti kullanılabilir:
| Süreç | İlk açıklama | Açık kalan soru |
|---|---|---|
| Sipariş | Formda ad, iletişim ve teslimat bilgisi alınıyor | Form sağlayıcısının veri konumu nerede? |
| Faturalama | Gerekli fatura bilgileri muhasebe sistemine giriliyor | Erişim yetkilerini kim yönetiyor? |
| Teslimat | Teslimat için gerekli bilgiler kargo firmasına veriliyor | Hangi alanlar aktarılıyor? |
| Destek | Talepler kurumsal e-postada tutuluyor | Talep kapandıktan sonraki saklama düzeni nedir? |
Bu örnek bir müşteri vakası değildir; çalışma biçimini göstermek için hazırlanmıştır. Veri türleri ve süreler her işletmenin gerçek uygulamasına göre değerlendirilir.
Hazırlık sırasında hangi bilgileri göndermemelisiniz?
İlk iletişimde müşteri listesi, çalışan sağlık belgesi, kimlik fotokopisi veya gerçek başvuru dosyası göndermek yerine ihtiyacı anlatın. E-Devlet, banka, e-posta ve VERBİS erişim şifrelerini paylaşmayın. İncelenmesi gerçekten gerekli bir belge varsa önce kapsamı ve güvenli aktarım yöntemini netleştirin; gereksiz alanları ayıklayın.
Doküman hazırlama, teknik güvenlik tedbirlerinin yerine geçmez. Kurumun veri güvenliği yükümlülükleri açıklaması, yetkisiz işleme ve erişimin önlenmesi ile verilerin korunmasını ayrıca ele alır.
Hazırladığınız bilgilerle hangi yolu seçebilirsiniz?
Bilgileri kendiniz toparlayıp ücretsiz sihirbazı kullanabilirsiniz. Dosyayı hazırlatmak istiyorsanız önce örnek uyum dosyasını, ardından hizmetin kapsam ve paketlerini inceleyin. Paket kapsamı, hukuki danışmanlık ve teknik uygulama aynı hizmet değildir.
Teklif karşılaştırırken fiyat rehberindeki kapsam kontrolünü kullanın. Dosya geldiğinde neye bakacağınız ise teslim kontrol listesinde yer alıyor.
Sık sorulan sorular
KVKK belgelerini hazırlatmak için yalnızca şirket unvanı yeterli mi?
Hayır. Unvan, metnin kime ait olduğunu gösterir; işleme amaçlarını, kanalları, veri türlerini ve aktarım düzenini açıklamaz. Dosyanın işletmeye uyarlanması için bu süreç bilgileri de gerekir.
İlk görüşmede müşteri veya çalışan listesi göndermeli miyim?
İlk hazırlıkta gerçek kişi kayıtları yerine süreçleri ve veri türlerini anlatın. Gerçek bir belgenin incelenmesi gerekiyorsa paylaşım kapsamını ve güvenli yöntemi önceden netleştirin; şifre göndermeyin.
Kullanılan yazılımın sunucu konumunu bilmiyorsam ne yapmalıyım?
Alanı tahminle doldurmayın. Sağlayıcıdan doğrulanması gereken bir bilgi olarak işaretleyin. Yurt dışı aktarımı değerlendirmek, yalnızca yazılımın marka adına bakarak karar vermekten farklıdır.
Hızlı paketin bir saatlik teslim süresi ne zaman başlar?
KVKK Otomat Hızlı paketinde süre, gerekli bilgiler ve ödeme ulaştığında başlar. Kapsam ve diğer koşullar hizmet sayfasında belirtilir. Belge teslimi, işletmenin bütün teknik ve hukuki uyum çalışmalarının bir saatte tamamlandığı anlamına gelmez.
Dosya hazırlama hizmeti hukuki danışmanlık içeriyor mu?
KVKK Otomat dokümantasyon ve süreç aracıdır; hukuki danışmanlık veya avukatlık hizmeti sunmaz. İşletmeye özel hukuki değerlendirme gerektiren konular bir hukukçuyla ele alınmalıdır.
