Dernek / Vakıf İçin KVKK
Sektöre özel süreç şablonu · 8 tipik süreç
Not: Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Aşağıdaki süreçler sektörde tipik olanlardır; kendi işletmenizde farklı süreçler bulunabilir.
Dernek ve vakıflarda üyelik kaydının kendisi hassas olabilir: bir sendikaya, siyasi veya inanç temelli bir derneğe üyelik bilgisi Kanunun 6. maddesi kapsamında özel nitelikli veridir. Bağışçı kayıtları ve etkinlik fotoğrafları da ayrı değerlendirilmeli; üye listelerinin kamuya açık paylaşımından kaçınılmalıdır.
Envantere girmesi gereken tipik süreçler
KVKK uyumunun temeli, hangi veriyi neden işlediğinizi yazmaktır. Dernek / Vakıf işletmelerinde envanterde şu süreçler bulunur:
| Süreç | Veri kategorileri | Kimin verisi | Amaç | Hukuki sebep | Saklama | İmha |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Müşteri sözleşme ve faturalama | Kimlik, İletişim, Finans | Müşteriler | Sözleşmenin ifası, faturalandırma | Sözleşmenin ifası, hukuki yükümlülük | 10 yıl (TTK/VUK) | Yok etme |
| Çalışan özlük dosyası | Kimlik, İletişim, Özlük, Sağlık raporu | Çalışanlar | İş sözleşmesinin ifası, mevzuata uyum | Hukuki yükümlülük, iş sözleşmesi | İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | Yok etme |
| İş başvuruları | Kimlik, İletişim, Özgeçmiş bilgileri | Aday çalışanlar | İşe alım süreçlerinin yürütülmesi | Açık rıza | 1 yıl | Silme |
| Güvenlik kamerası kayıtları | Görsel kayıt | Ziyaretçiler, Çalışanlar | İşyeri ve kişi güvenliğinin sağlanması | Meşru menfaat | 30-60 gün | Silme |
| Bülten / ticari elektronik ileti | Ad soyad, E-posta, Telefon | Aboneler | Ticari elektronik ileti gönderimi | Açık rıza | Rıza geri alınana kadar | Silme |
| Üye kayıt ve aidat takibi | Kimlik, İletişim, Finans | Üyeler | Üyelik işlemleri | Kanunlarda öngörülme (Dernekler mevzuatı) | Mevzuattaki süre | Yok etme |
| Bağışçı kayıtları | Kimlik, İletişim, Bağış tutarı | Bağışçılar | Bağış işlemleri ve mevzuata uyum | Hukuki yükümlülük | 10 yıl | Yok etme |
| Gönüllü ve etkinlik kayıtları | Kimlik, İletişim, Görsel kayıt | Gönüllüler, Katılımcılar | Etkinlik yönetimi | Meşru menfaat, etkinlik görselleri için açık rıza | 3 yıl | Silme |
Dernek / Vakıf işletmelerinde dikkat edilecekler
Derneklerin yalnızca kendi üyelerine yönelik veri işlemesi bakımından VERBİS istisnası gündeme gelebilir; kapsamı Kurul düzenlemeleriyle teyit edin.
Etkinlik fotoğrafları için katılımcı rızası alınmalıdır.
Bu alanda ceza nereden geliyor?
Sayılar 313 karar özetinden sayılmıştır.
Dernek / Vakıf alanına özel bir karar kümesi arşivde henüz oluşmadı — yani bu işkolundan yayımlanmış ayrı bir içtihat yığını yok. Bu iyi haber değil, yalnızca şu demek: sizi ilgilendiren riskin tamamı aşağıdaki yatay başlıklardan geliyor ve bunlar her sektörde aynı şekilde işliyor.
Dernek / Vakıf süreçlerine en yakın dört yatay başlık ve arşivdeki ağırlıkları. Bunlar bu sektöre özel kararlar değil; her işkolunda işleyen ama sizin veri akışınıza en çok dokunan başlıklar:
| Başlık | Karar | Cezalı | Toplam ceza |
|---|---|---|---|
| Açık rıza alınması | 135 | 63 | 14.055.679 TL |
| İzinsiz ticari ileti | 64 | 47 | 9.415.500 TL |
| İlgili kişi başvurusu | 150 | 55 | 13.270.000 TL |
| VERBİS kaydı | 18 | 3 | 500.000 TL |
Karar arşivi · ceza riski hesaplayıcı
Hangi belgeler gerekiyor?
- Kişisel veri envanteri — yukarıdaki tablonun kendi süreçlerinizle doldurulmuş hâli (nasıl hazırlanır)
- Aydınlatma metni — veri topladığınız her kanalda görünür olmalı (nasıl hazırlanır)
- Açık rıza metni — tablonuzda 3 süreç açık rızaya dayanıyor: iş başvuruları, bülten / ticari elektronik ileti, gönüllü ve etkinlik kayıtları. Yalnız bunlar için (nasıl yazılır)
- Saklama ve imha politikası — süre dolduğunda ne yapılacağı
- VERBİS kaydı — tablonuzda özel nitelikli veri görünüyor. Ana faaliyeti özel nitelikli veri işlemek olan veri sorumlularında kayıt, çalışan sayısı ve bilanço eşiklerinden bağımsız olarak aranır (kimler zorunlu · nasıl yapılır)
Bu sayfayı belgeye çevirin
KVKK Otomat'ta Dernek / Vakıf şablonunu seçtiğinizde bu süreçler hazır gelir; işaretler, kendi durumunuza göre düzenler ve belge setinizi üretirsiniz. Belgeler taslaktır; yayına almadan önce bir hukukçuya gözden geçirtmeniz tavsiye edilir.
Bu süreçlerle belgelerimi üret
Tek bir belgeye ihtiyacınız varsa şablon sayfalarından doğrudan üretebilir, mevcut durumunuzu görmek için uyum testini çalıştırabilirsiniz.