Site yönetimleri, binalarındaki kişisel verileri işlediği için veri sorumlusu konumundadır. Ancak bu rolün farkında olmayan yöneticiler, kamera kayıtları, aidat listeleri ve iletişim kanallarıyla ilgili riskleri göz ardı edebilir.
Not: Genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.
Site yönetimi veri sorumlusu mudur?
Site yönetimi, bina veya site içinde yaşayan veya çalışan kişilerin adı, soyadı, iletişim bilgileri, aidat ödeme durumu, araç plakası ve güvenlik kamera görüntüleri gibi verileri toplar, saklar ve kullanır. Bu işlemler, 6698 sayılı KVKK kapsamında kişisel verilerin işlenmesi olarak nitelenir ve bu nedenle site yönetimi veri sorumlusu olarak kabul edilir. Veri sorumlusu olmanın anlamı, veri işleme faaliyetlerinin hukuka uygun olması, veri güvenliğini sağlamak ve ilgili kişilerin haklarını korumakla ilgili yükümlülleri yerine getirmek. Site yönetimi olarak bu sorumluluğu yerine getirmek için öncelikle veri işleme politikalarını belirlemek, aydınlatma metni hazırlamak ve veri güvenliği tedbirlerini uygulamak gerekir. Ayrıca veri işleme faaliyetlerinin hangi koşullarda gerçekleştirilebileceğini belirlemek ve bu koşulları belgelemek de veri sorumlusunun görevlerinden biridir. Site yönetimi olarak bu sorumluluğu yerine getirmek, hem yasal riskleri azaltır hem de sakinlerin güveni artırır. KVKK kapsamında veri sorumlusu olmanın getirdiği en temel görev, veri işleme faaliyetlerinin şeffaf ve hesabı verilebilir olmasıdır. Bu bağlamda site yönetimi, veri işleme amaçlarını açıkça belirlemeli ve bu amaçlar dışında veri kullanımını önlemek gerekir. Ayrıca veri işleme sürecinde alınan önlemleri belgelemeli ve gerektiğinde bu belgeleri Kurula sunabilmelidir. Site yönetimi olarak veri sorumlusu rolünü yerine getirmek, hem yasal uyumu sağlar hem de sakinlerle olan ilişkileri güçlendirir. Daha detaylı bilgi için Veri Sorumlusu Nedir? sayfasını inceleyebilirsiniz.
Kamera kaydında aydınlatma nasıl yapılır?
Güvenlik kamerasıyla görüntü ve ses kaydı alınırken, ilgili kişilere bu işlem hakkında açık ve anlaşılır bilgi vermek zorunludur. Aydınlatma metni, kamera kaydının amacı, kayıtların saklanma süresi, kimlere gösterileceği ve ilgili kişinin hakları gibi bilgileri içermelidir. Aydınlatma metni, kamera tarafından yakalanacak alanların girişinde görülebilecek şekilde yer almalı ve herkesin kolayca okuyabileceği bir formatta hazırlanmalıdır. Metin içinde kayıtların sadece güvenlik amaçlı kullanılacağını, yetkisiz kişilere gösterilmeyeceğini ve belirli bir süre sonra silineceğini belirtmek gerekir. Ayrıca kayıtların kimlerle paylaşılabileceği, bu paylaşımın hangi koşullarda gerçekleşeceği ve ilgili kişinin bu paylaşımına karşı itiraz hakkı bulunması da metinde yer almalıdır. Aydınlatma metnini hazırlarken site yönetimi, sakinlerin dil seviyesini ve anlama kapasitesini göz önünde bulundurmalı, teknik terimlerden kaçınmalı ve basit bir dil kullanmalıdır. Metni hazırladıktan sonra, kamera tarafından yakalanacak alanların her bir girişine yapıştırılmalı ve düzenli olarak güncellenmelidir. Eğer kamera sisteminde değişiklik yapılırsa, aydınlatma metni de bu değişiklikleri yansıtacak şekilde güncellenmelidir. Aydınlatma metni örneği için Kamera aydınlatma metni şablonu sayfasını kullanabilirsiniz. Ayrıca daha detaylı bilgi için Aydınlatma Metni Nasıl Hazırlanır? ve Kamera Kaydı ve KVKK: İşyeri, Site ve Mağazada Güvenlik Kamerası Kuralları kaynaklarına başvurabilirsiniz.
Aidat borçlusu listesi panoya asılabilir mi?
Aidat borçlusu listesi, kişisel veri olarak kabul edilir ve bu listeyi ortak alanlarda açıkça göstermek, ilgili kişinin gizliliğini ihlal edebilir. KVKK kapsamında, kişisel verilerin işlenmesi için gerekli şartlar sağlanmalı ve bu şartlardan biri de veri işleme amacının ölçülü ve gerekli olmasıdır. Aidat borçlusu listesini panoya asmak, borçlu kişinin aidat durumunun herkes tarafından görülmesini sağlar ve bu durum, kişinin özel yaşamına müdahale olabilir. Bu yüzden, aidat borçlusu listesi panoya asmak yerine, her bir borçluya ayrı ayrı kapalı zarfla bildirim göndermek daha uygun bir yöntemdir. Kapalı zarfla bildirim, sadece ilgili kişiye ulaşır ve diğer sakinlerin bu bilgiye erişmesini önler. Ayrıca bildirimde, borç miktarı, ödeme tarihi ve ödeme yapılması gereken hesap bilgileri gibi sadece gerekli olan veriler bulunmalıdır. Fazla detay vermek veya borçlu kişinin diğer kişisel bilgilerini paylaşmak, veri işleme şartlarına aykırı olabilir. Site yönetimi olarak, aidat takibi yaparken sadece borçluya yönelik iletişim kurmak ve bu iletişimi gizli tutmak gerekir. Eğer aidat borçlusu listesiyle ilgili bir şikâyet alınırsa, bu durum Kurul tarafından incelenebilir ve idari para cezası uygulanabilir. Daha fazla bilgi için KVKK Hangi Şirketler İçin Zorunlu? ve Emlak için KVKK süreçleri sayfalarını inceleyebilirsiniz.
Plaka tanıma ve kapı kartı sistemleri
Plaka tanıma sistemleri, araçların giriş ve çıkışını otomatik olarak kaydeder ve bu veriler, site içi trafik yönetimi ve güvenlik amaçlı kullanılabilir. Ancak plaka numarası, kişisel veri olarak kabul edilir ve bu yüzden bu verilerin işlenmesi için gerekli şartlar sağlanmalıdır. Plaka tanıma sistemini kullanırken, kayıtların amacının açıkça belirtilmesi, kayıtların kimlere gösterileceği ve kayıtların ne kadar süreyle saklanacağı gibi bilgiler aydınlatma metni içinde yer almalıdır. Ayrıca plaka verilerinin sadece yetkili personele erişimi açık olmalı ve yetkisiz erişim önlemek için teknik ve administratif tedbirler alınmalıdır. Kapı kartı sistemleri de benzer şekilde çalışır; kart üzerindeki bilgiler, kişi kimliğini doğrulamak ve girişi kontrol etmek için kullanılır. Kapı kartı üzerindeki isim, soyadı ve fotoğraf gibi veriler, kişisel veri kapsamına girer ve bu verilerin işlenmesi için gerekli şartlar sağlanmalıdır. Kapı kartı verileri, sadece giriş kontrolü amacıyla kullanılmalı ve başka amaçlar için kullanılmamalıdır. Ayrıca kart kayıtlarının ne kadar süreyle saklanacağı ve saklama süresi sonunda nasıl yok edileceği gibi bilgiler de belirtilmelidir. Site yönetimi olarak, bu sistemlerin kullanımını planlarken veri güvenliği ve ilgili kişilerin hakları konularına özen göstermek gerekir. Daha detaylı bilgi için Kamera Kaydı ve KVKK: İşyeri, Site ve Mağazada Güvenlik Kamerası Kuralları ve Veri Sorumlusu Nedir? sayfalarını inceleyebilirsiniz.
Kat malikleri WhatsApp grubu
WhatsApp grubu, site yönetimi ile sakinler arasında hızlı bilgi alışverişi sağlasa da, bu platform üzerinden paylaşılan mesajlar da kişisel veri kapsamına girer. Gruba eklenen herkesin telefon numarası, profil fotoğrafı ve durum mesajı gibi bilgiler, KVKK kapsamında korunması gereken veriler olarak kabul edilir. WhatsApp grubunu yönetirken, grubun amacının açıkça belirtilmesi, kimlerin grubun üyesi olabileceği ve grubun içinde paylaşılabilecek içerik türleri gibi kurallar oluşturulmalıdır. Ayrıca grubun yöneticisi, üyelere bu kuralları bilgilendirmeli ve kurallara uyulmadığında gerekli önlemleri almalıdır. Gruba eklenmek isteyen kişiden açık rıza alınması, KVKK kapsamında önemli bir adımdır; bu rıza, üyelik süresi boyunca geçerli olmalı ve her zaman çekilebilecek şekilde belgelenmelidir. Grubun içinde paylaşılan mesajlar, sadece grup amacıyla kullanılmalı ve başka amaçlar için kullanılmamalıdır. Ayrıca mesajların saklanma süresi ve saklama süresi sonunda nasıl silineceği gibi bilgiler de belirtilmelidir. Site yönetimi olarak, WhatsApp grubunu kullanırken veri güvenliği ve ilgili kişilerin haklarına dikkat etmek gerekir. Daha fazla bilgi için Belge sihirbazı ve KVKK ceza riski hesaplayıcı sayfalarını inceleyebilirsiniz.
Kayıtlar kimlerle paylaşılabilir: polis, avukat, komşu
Güvenlik kamera kayıtları, aidat listeleri veya diğer kişisel veriler, sadece belirli koşullar sağlandığında üçüncü kişilerle paylaşılabilir. Poliye kayıt verme, genellikle bir suç araştırması veya acil durumda ve yasal bir talep ile gerçekleşir. Bu tür bir talep olduğunda, site yönetimi, talepin yasal geçerliliğini kontrol etmeli ve sadece talepte belirtilen verileri sağlamalıdır. Avukata kayıt verme, genellikle bir dava sürecinde ve yasal bir karar ile gerçekleşir; bu durumda da sadece karar kapsamındaki veriler paylaşılmalıdır. Komşu ile kayıt paylaşımı, genellikle önerilmez; çünkü komşu, kayıtların amacını ve kullanımını kontrol edemez ve bu durum gizlilik ihlaline yol açabilir. Kayıtların paylaşılması sırasında, veri güvenliğini sağlamak için şifreleme ve güvenli transfer yöntemleri kullanılmalıdır. Ayrıca paylaşımın amacı, süresi ve koşulları belgelemelidir ve bu belgeler gerektiğinde Kurula sunulabilmelidir. Site yönetimi olarak, veri paylaşımını planlarken sadece zorunlu ve yasal olarak gereken durumları göz önünde bulundurmak gerekir. Daha detaylı bilgi için Kurul kararları indeksi ve 2026 KVKK uyum kontrol listesi sayfalarını inceleyebilirsiniz.
VERBİS kaydı gerekir mi?
VERBİS, veri sorumlu ve veri işleyenlerin kaydını tutan resmi bir sisteme sahiptir ve bazı durumlarda bu kayda zorunlu olarak bağlanır. Site yönetimi, veri işleme faaliyetlerinin kapsamı ve işlenen veri türlerine göre VERBİS kaydı yapmak zorunda olabilir. Genel olarak, veri işleme faaliyetleri sürekli ve yapılandırılmış bir şekilde gerçekleştiriliyorsa ve işlenen veri miktarı belirli bir eşiği aşarsa VERBİS kaydı gerekir. Ancak site yönetimi gibi küçük ölçekli ve nadiren veri işleme yapan kurumlar için bu zorunluluk her zaman uygulanmayabilir. VERBİS kaydı gerekiyorsa, site yönetimi, veri işleme faaliyetlerini açıklayan bir form doldurmalı ve bu formu ilgili kuruma göndermelidir. Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra, site yönetimi, veri işleme faaliyetlerinin herhangi bir değişikliğinde bu kaydı güncellemek zorundadır. VERBİS kaydı yapmak, hem yasal uyumu sağlar hem de veri işleme faaliyetlerinin şeffaf olmasını sağlar. Daha fazla bilgi için KVKK Hangi Şirketler İçin Zorunlu? ve Sözlük: veri sorumlusu sayfalarını inceleyebilirsiniz.
Kurul kararlarında site yönetimleri ve kamera
Site yönetimi tarafından kullanılan güvenlik kameralarıyla ilgili bazı Kurul kararları, veri işleme pratiklerinde dikkat edilmesi gereken noktaları gösterir. Bu kararlar, kamera kayıtlarının aydınlatma eksikliği, kayıtların amaç dışı kullanımı ve veri güvenliği eksiklikleri gibi durumlarda idari para cezası uygulandığını gösterir.
| Karar | Tarih | Konu | Sonuç |
|---|---|---|---|
| 2021/407 | 2021-04-20 | Bir hastanenin veri ihlal bildirimi hakkında” Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 20/04/2021 tarih ve 2021/407 s… | 600.000 TL |
| 2022/797 | 2022-08-04 | Veri sorumlusu tarafından iş yerinde güvenlik kamerası vasıtasıyla ve işe giriş-çıkışlarda yüz tanıma sistemi … | 500.000 TL |
| 2024/1361 | 2024-08-08 | Veri sorumlusu tarafından güvenlik kamerasıyla ses ve görüntü kaydı alınması, aydınlatma yükümlülüğünün yerine… | 265.000 TL |
| 2023/1461 | 2023-08-24 | Bir eğitim kurumu tarafından kamera vasıtasıyla görüntü ve ses kaydı alınması | 230.000 TL |
| 2023/2007 | 2023-11-30 | İşveren tarafından işyerinde kamera vasıtasıyla görüntü ve ses kaydı alınması | 125.000 TL |
| 2022/1357 | 2022-12-23 | Spor salonu işletmecisi olan veri sorumlusunun, özel nitelikli kişisel veri niteliğini haiz kan grubu verisini… | 100.000 TL |
Kaynak: kvkk.gov.tr karar özetleri; sitemizdeki Kurul kararları indeksi 313 kararı konu, yıl ve ceza tutarına göre süzer.
- Kamera aydınlatma metnini her zaman güncel tutmak, kayıtların hukuka uygun olmasını sağlar.
- Kayıtların sadece güvenlik amaçlı kullanılacağını net olarak belirtmek, amaç dışı kullanım riskini azaltır.
- Kayıtların erişimini sadece yetkili personele sınırlamak, veri güvenliğini artırır.
Panoya asılan borçlu listesi vs kapalı zarfla bildirim vs yönetim uygulamasında kişiye özel görünüm
| Durum | Hukuki sebep | Ölçülülük | Ifşa riski |
|---|---|---|---|
| Panoya asılan borçlu listesi | Aidat tahsilatı amaçlı gösterilir | Borçlu kimliği herkes tarafından görünür | Yüksek, gizlilik ihlali riski |
| Kapalı zarfla bildirim | Borçluya doğrudan ulaşım | Sadece ilgili kişi bilgiye erişir | Düşük, sadece tek kişi etkilenir |
| Yönetim uygulamasında kişiye özel görünüm | Borçlu kendi hesabını görür | Bilgi sadece ilgili kullanıcı tarafından görülür | Çok düşük, veri sadece o kullanıcıyla paylaşılır |
Örnek hesap: panoya asılan borçlu listesi ve aydınlatmasız kamera
Site yönetimi, aidat borçlusu listelerini bina girişindeki panoya asarak tüm sakinlerin görmesini sağlar. Ayrıca güvenlik kamerasıyla görüntü kaydı alır ancak bu kameraya yönelik aydınlatma metni hazırlamaz ve kayıtların amacını ilgili kişilere açıklar. Bu iki durumda, KVKK kapsamında işlenen kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesi söz konusu olabilir ve bu durum Kurul tarafından incelenebilir.
Senaryo: Bir site yönetimi aidat borçlularının ad ve daire numarasını girişteki panoya asıyor; ayrıca 24 kamera var ama hiçbir yerde aydınlatma levhası yok. Bir kat maliki Kurula şikâyet ediyor.
Uygulanabilir kalemler ve kanundaki bantlar:
- Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmemesi: 85.437 TL – 1.709.200 TL
- Veri güvenliği yükümlülüklerinin yerine getirilmemesi: 256.357 TL – 17.092.242 TL
Kalemlerin alt sınırları toplandığında 341.794 TL, üst sınırları toplandığında 18.801.442 TL eder. Bu bir tahmin değil, Kanun'daki bandın toplamıdır: Kurul her kalemi ayrı değerlendirir, kusurun ağırlığına ve veri sorumlusunun ekonomik durumuna göre band içinde takdir kullanır. Kendi durumunuz için ceza riski hesaplayıcısı hangi kalemin size uygulanabileceğini gösterir.
Kanundaki bantlar
| Ceza kalemi | Dayanak | 2026 alt sınır | 2026 üst sınır |
|---|---|---|---|
| Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmemesi | m. 10 / m. 18-1-a | 85.437 TL | 1.709.200 TL |
| Veri güvenliği yükümlülüklerinin yerine getirilmemesi | m. 12 / m. 18-1-b | 256.357 TL | 17.092.242 TL |
Tutarlar 6698 sayılı Kanun m. 18'deki kabahat kalemlerinin 2026 yılı için yeniden değerleme oranıyla (%25,49; 585 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği, Resmî Gazete 27.11.2025, sayı 33090) güncellenmiş hâlidir. Kaynak: /blog/kvkk-cezalari-ne-kadar/.
Sık sorulan sorular
Site kamerası hukuka uygun mu?
Güvenlik kamerasıyla görüntü ve ses kaydı alınırken, ilgili kişilere bu işlem hakkında açık ve anlaşılır bilgi vermek zorunludur. Aydınlatma metni eksik veya açıklayıcı olmayan bir kamera kullanımı, KVKK kapsamında ihlal olarak değerlendirilebilir. Ayrıca kayıtların sadece belirli bir amaç için kullanılması ve bu amaç dışı kullanımının önlenmesi gerekir. Kayıtların erişimini sınırlamak ve veri güvenliğini sağlamak da gerekli önlemlerdir.
Borçlu listesi ilan edilebilir mi?
Aidat borçlusu listesi, kişisel veri olarak kabul edilir ve bu listeyi ortak alanlarda açıkça göstermek, ilgili kişinin gizliliğini ihlal edebilir. Listeyi panoya asmak yerine, her bir borçluya ayrı ayrı kapalı zarfla bildirim göndermek daha uygun bir yöntemdir. Bildirimde sadece borç miktarı, ödeme tarihi ve ödeme yapılması gereken hesap bilgileri gibi gerekli veriler bulunmalıdır. Fazla detay vermek veya borçlu kişinin diğer kişisel bilgilerini paylaşmak, veri işleme şartlarına aykırı olabilir.
Kamera kaydını komşu isteyebilir mi?
Güvenlik kamera kayıtları, sadece belirli koşullar sağlandığında üçüncü kişilerle paylaşılabilir. Komşu ile kayıt paylaşımı, genellikle önerilmez çünkü komşu, kayıtların amacını ve kullanımını kontrol edemez ve bu durum gizlilik ihlaline yol açabilir. Kayıtların paylaşılması sırasında, veri güvenliğini sağlamak için şifreleme ve güvenli transfer yöntemleri kullanılmalıdır. Ayrıca paylaşımın amacı, süresi ve koşulları belgelemelidir.
Yönetim şirketi mi site mi sorumlu?
Site yönetimi, bina veya site içinde yaşayan veya çalışan kişilerin verilerini işlediği için veri sorumlusu konumundadır. Yönetim şirketi, site yönetimi adına veri işleme faaliyetlerini gerçekleştirebilir ancak sorumluluk site yönetiminde bulunur. Yönetim şirketi, site yönetimi tarafından verilen talimatları uygularken veri işleme faaliyetlerinin hukuka uygun olmasını sağlamalıdır.
Kayıtlar ne kadar saklanır?
Kişisel verilerin saklama süresi, işlem amacına göre belirlenir ve gerektiğinden daha uzun süre tutulmamalıdır. Güvenlik kamera kayıtları, genellikle güvenlik amaçlı için 30 gün gibi bir süreyle saklanabilir ancak bu süre site yönetiminin belirlediği politikaya göre değişebilir. Aidat borçlusu listesi gibi veriler, borç ödenene kadar saklanabilir ve ödeme sonrası belirli bir süre sonra silinmelidir. Saklama süresi sonunda verilerin güvenli bir şekilde silinmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir.
